Primeiros Passos
Primeiro: Salve o link que recebeu por email nos favoritos, com ele você pode acessar o sistema de qualquer lugar com internet.
Segundo: Anote ou memorize seu usuário e senha.
Importante! Usuários diferentes nunca devem trabalhar no mesmo lançamento. Evite ao máximo utilizar o sistema em mais de uma aba do navegador. Estas medidas evitam conflitos e perda de suas informações.
Aprenda a usar o básico (Produtos, Estoque, Vendas, Faturamento)
Duração: 3m15s
Relatórios e planilhas customizadas
Duração: 0m55s
Cadastro de funcionários e usuários
Duração: 4m11s
Dados da sua empresa
Duração: 0m46s
Cadastro de clientes, fornecedores, etc
Duração: 0m53s
Lançar contas à pagar/ despesas
Duração: 6m43s
Lançar e faturar orçamentos (De orçamento p/ venda + forma de pagamento e cancelamentos)
Duração: 2m00s
Recebimento parcelado de vendas (Parcelamentos normais e recebimento em carteira)
Duração: 2m50s
Entregas parciais e totais (+ protocolo de recebimento)
Duração: 3m05s
Outros tópicos
Como padrão, somente Vendas, Pedidos e Consignações aparecem na Expedição.
Lançamentos como COTAÇÃO (Orçamentos), não aparecem nas entregas.
- Para entregas totais ou do resto que falta entregar, use o botão azul no topo do menu ENTREGAS, não use direto o TIPO ENTREGA TOTAL na venda pois esta opção ainda não permite imprimir romaneios;
- Para entregas parciais, abra o produto no menu Expedição/ Entregas, lance a entrega e salve. Então no menu Romaneios de Entregas clique em Ver entregas sem romaneio, selecione a entrega parcial que acabou de criar e clique em Gerar novo romaneio;
- Para cancelar romaneios, é só selecionar o produto no menu Entregas e clicar em Ações: Cancelar entregas;
- TRAVAS DE SEGURANÇA:
- O Campo STATUS com as opções Novo, Preparando, Entregar, Entregando e Entregue são livres para selecionar, mas só será possível escolher a opção ENTREGUE (verde) se já tiver tudo entregue;
- Depois de ENTREGUE, só será possível alterar este campo se cancelar pelo menos uma das entregas e romaneio do produto;
- Se já estava entregue 100% e cancelar alguma entrega, automaticamente o status do produto na expedição mudará para Novo;
- Ao cancelar uma entrega, seu Romaneio será cancelado também automaticamente.
- Na lista de entregas, no campo Ações do topo, só será possível selecionar a opção “Marcar como Entregue”, se o produto já tiver sido completamente entregue.
- Quando tiver faltando gerar romaneios de alguma entrega já lançada, aparecerá um aviso em vermelho como um X ou SEM ROMANEIO. Isso para ficar fácil ver entregas já lançadas mas ainda sem impressão de romaneio.
- Em resumo, só aparecerá ENTREGUE (em verde) se tiver entregue tudo e todas as entregas possuirem Romaneio gerado.
Primeiro é interessante você entender como funciona 2 assuntos de forma separada:
1) Limite de crédito: É o limite máximo em compras à prazo definido para o cliente. Isso é feito em seu cadastro em “Preferências Comercias”. Ao atingir este limite disponível, é necessário liquidar seus pagamentos para conseguir lançar vendas à prazo. Você pode optar por não controlar este limite em “Pessoas/ Permissões de usuários”.
2) Saldo em conta quando o cliente paga a mais antes de comprar.
- Caso 1: Se o cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos COM NFE em cada entrega:
- Você pode lançar um pedido (TIPO: PEDIDO), lançar o pagamento total neste pedido master e a cada retirada usar o NFE/ FATURAR PARCIAL. Nestas subvendas lançar com valor zerado (pois ja foram pagos antes).
- Caso 2: Se cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos SEM NFE em cada entrega:
- Você pode simplesmente lançar um pedido normalmente, lançar o pagamento total que coincida com o valor total pago e ir entregando aos poucos pela EXPEDIÇÃO.
- Caso 3: Se cliente não sabe o que vai comprar e só quer deixar o crédito para escolher o que comprar depois:
- Simplesmente lance em RECEITAS (+ Nova Receita) o valor que o cliente pagou e na Descrição + Observações explique que é um crédito. Se ele não possuir vendas em aberto que somem um valor maior do que o valor de crédito, então vai gerar um Saldo em conta, que aparecerá no cadastro do cliente em “Preferências Comerciais” como também em nova Forma de Pagamento. Este crédito em saldo em conta poderá ser utilizado como pagamento da venda, onde um desconto do valor total será aplicado, bonificando 100% o pagamento.
- Caso 1: Se o cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos COM NFE em cada entrega:
Como cancelar um pedido:
1) Abra o pedido que deseja cancelar;
2) No campo STATUS, mude para a opção CANCELADO;
3) Preenche o motivo com no mínimo 15 caracteres e SALVE o pedido;
Pronto! O pedido foi cancelado.
Nota1: O cancelamento de uma NFe não cancela o pedido e vice versa.
Nota2: Por segurança de histórico e possível recuperação técnica, a maioria dos registros não podem ser deletados definitivamente, só podem ser cancelados.
Quando realiza a entrega 100% de todos os produtos pelo menu Expedição/ Entregas, o status do pedido muda automaticamente para CONCLUÍDO.
Primeiro é interessante você entender como funciona 2 assuntos de forma separada:
1) Limite de crédito: É o limite máximo em compras à prazo definido para o cliente. Isso é feito em seu cadastro em “Preferências Comercias”. Ao atingir este limite disponível, é necessário liquidar seus pagamentos para conseguir lançar vendas à prazo. Você pode optar por não controlar este limite em “Pessoas/ Permissões de usuários”.
2) Saldo em conta quando o cliente paga a mais antes de comprar.
- Caso 1: Se o cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos COM NFE em cada entrega:
- Você pode lançar um pedido (TIPO: PEDIDO), lançar o pagamento total neste pedido master e a cada retirada usar o NFE/ FATURAR PARCIAL. Nestas subvendas lançar com valor zerado (pois ja foram pagos antes).
- Caso 2: Se cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos SEM NFE em cada entrega:
- Você pode simplesmente lançar um pedido normalmente, lançar o pagamento total que coincida com o valor total pago e ir entregando aos poucos pela EXPEDIÇÃO.
- Caso 3: Se cliente não sabe o que vai comprar e só quer deixar o crédito para escolher o que comprar depois:
- Simplesmente lance em RECEITAS (+ Nova Receita) o valor que o cliente pagou e na Descrição + Observações explique que é um crédito. Se ele não possuir vendas em aberto que somem um valor maior do que o valor de crédito, então vai gerar um Saldo em conta, que aparecerá no cadastro do cliente em “Preferências Comerciais” como também em nova Forma de Pagamento. Este crédito em saldo em conta poderá ser utilizado como pagamento da venda, onde um desconto do valor total será aplicado, bonificando 100% o pagamento.
- Caso 1: Se o cliente já sabe o que comprar e irá retirar aos poucos COM NFE em cada entrega:
Dentro da venda, primeiramente se for emitir NFe, selecione o campo
QUANDO NÃO HÁ COBRANÇA E PAGAMENTO DE FRETE
- Basta não preencher as informações no quadro Entrega ou preencha o campo Tipo Cobrança: Sem Frete;
- No quadro Entrega, preencha o campo Tipo Cobrança: Pago, então será gerada uma conta à pagar em nome do transportador selecionado no campo Transportador.
- Preencha o campo Valor Pagar.
- Não é necessário preencher o campo Valor Cobrado.
- No quadro Entrega, preencha o campo Tipo Cobrança: Pago, então será gerada uma conta à pagar em nome do transportador selecionado no campo Transportador com o valor do campo Valor Pagar e uma conta à receber em nome do cliente com o valor do campo Valor Cobrado.
Este menu é para analisar as vendas em detalhes, por produto.
Em VENDAS/PRODUTOS VENDIDOS é possível ver as vendas detalhadamente, mostrando os produtos vendidos e possibilitando filtros e relatórios para visualização e análise.
Utilize os filtros do topo e em cada coluna para, obter resultados como:
- Quantidade / valor vendidos de determinado produto em determinado período;
- Quantidade / valor vendidos de determinado produto de um vendedor;
- Quantidade / valor vendidos de determinado produto de determinada subcategoria;
- Quantidade / valor vendidos de determinado produto de determinado fabricante;
- Quantidade / valor vendidos para determinado cliente.
Você pode gerar relatórios da filtragem realizada, através do ícone no canto superior direito da tela.
- Em VENDAS/ DEVOLUÇÕES DE VENDAS, clique em + Nova Devolução;
- Selecione o cliente;
- Em Produtos, selecione e inclua todos os produtos e quantidades que deseja devolver e Salve.
É importante saber que só se deve usar este recurso para casos em que o cliente não cumpre o prometido, pagando apenas uma parte da parcela que já estava programada. Não se deve usar para parcelamentos iniciais em que a forma de pagamento ainda não foi lançada, para isso deve utilizar outro método, veja recebimento parcelado de vendas aqui.
Baixas parciais geram parcela com o Saldo Faltante
- Em VENDA/ FORMA DE PAGAMENTO ou em FINANÇAS/ RECEITAS abra o pagamento;
- Mude o campo Situação para Liquidado Parcial;
- No quadro Pago, preencha o Valor Pago.
- No quadro Saldo Faltante, escolha o Vencimento do restante à ser pago e Salve.
* A parcela atual será salva como Liquidado com o valor Pago.
**Uma nova parcela em aberto será salva automaticamente com o valor Restante.
Módulo fiscal
O módulo fiscal é inteligente e memoriza todas as notas emitidas, mas para isso é imprescindível configurar cada nova situação uma primeira vez.
- Para homologar sua empresa, nos envie o Certificado Digital + Senha por email;
- Confira todas as informações fiscais principais da sua empresa em MINHA CONTA/ EMPRESAS;
- Cadastre as Naturezas de Operação que trabalha em COMPRAS/ NATUREZAS OPERAÇÃO. Lembre de conferir e preencher corretamente os campos Tipo, Finalidade e Tp.Operação;
- Certifique-se de que no cadastro do cliente o campo “EMITIR NFe PARA ESTA PESSOA?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais preenchidos corretamente.
- Nota: Se em seu estado não houver diferenciação nas tributações para seu produto conforme regime do cliente, utilize sempre o Regime: INDIFERENTE.
- Certifique-se de que no cadastro do produto o campo “EMITIR NFe DESTE PRODUTO?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais e de tributos preenchidos corretamente.
- Certifique-se de que na venda/pedido o campo “EMITIR NFe DESTA VENDA?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais preenchidos corretamente.
Após seguir os passos no tópico IMPORTANTE ANTES DE GERAR QUALQUER TIPO DE NOTA:
- Lance uma nova Venda;
- Selecione o campo “Emitir NFe deste pedido”;
- Selecione a Natureza de Operação (que já deve estar cadastrada);
- Adicione os produtos e se neles aparecer “Sem tributos” em vermelho, clique no botão INFORMAR TRIBUTOS.
- Atenção! Este é o momento em que esta situação de nota fiscal será memorizada, portanto preencha completamente todas as informações, em caso de qualquer dúvida entre em contato com seu contador para orientá-lo.
- Nota: Se em seu estado não houver diferenciação nas tributações para seu produto conforme regime do cliente, utilize sempre o Regime: INDIFERENTE
- Selecione uma Venda, clique em NF-e (Transmitir NF-e), aguardar o processamento;
- O PDF da nota é aberto automaticamente e um email contendo o PDF e XML é disparado para seu cliente com cópia para você.
Toda vez que vender para esta mesma UF, Natureza de Operação e Regime de cliente estes tributos serão lembrados e não precisará informá-los novamente.
- Certifique-se que tanto no cadastro do cliente quanto na venda o campo Emitir NFe para esta pessoa / Emitir NFe desta venda esteja selecionado e preencha as informações corretas.
- Com a venda e dados fiscais ok, selecione-a e clique em NFCe/ Transmitir NFCe e aguarde o processamento.
ATENÇÃO:
- Se a venda for para CONSUMIDOR (Sem CPF)
As informações fiscais já estão corretas é só selecionar a Natureza “Venda dentro do Estado”.
- Se a venda for para o Cliente COM CPF
Será necessário preencher todos os dados fiscais coerentes, incluindo a Natureza, dentro ou fora do estado.
- Se for uma COTAÇÃO
-> Não é necessário informar pagamento. Não vai contabilizar estoque
-> Não vai gerar financeiro
- Se for uma VENDA
-> É necessário informar o pagamento com o VALOR EXATO DA VENDA, senão dará erro.
-> Gera estoque normalmente.
-> Gera financeiro normalmente
Se algo estiver preenchido de forma incorreta ou alguma situação causar rejeição, uma mensagem de erro será apresentada na tela.
Geralmente nas primeiras linhas já conseguirá ver os detalhes do erro para que possa tomar as devidas providências, e corrigir as informações que estão preenchidas de forma incorreta.
- Nota: 95% dos casos de rejeição de nota pela Receita Federal são problemas de preenchimento incorreto dos dados obrigatórios.
- Acesse o Portal DFe pelo link disponível no menu principal do sistema, informe o login e senha que você recebeu na contratação.
- Clique no menu NFe > Documento Emitidos.
- Informe o período que você quer visualizar e clique em listar.
- Nota: Apenas os documentos emitidos nos últimos 90 dias são armazenados. Após este período, deverá entrar em contato com sua contabilidade para acessar suas notas direto do site da Receita Federal.
- Selecione a venda/pedido que pretende cancelar.
- Clique em NFe > Cancelar NFe.
- Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres e clique em “Transmitir Cancelamento”
- Nota: As notas fiscais canceladas tambem aparecem no portal DFe
ATENÇÃO: O cancelamento de uma NF-e não cancela a venda no sistema e vice versa.
- Selecione a venda/pedido que pretende emitir carta de correção.
- Clique em NFe > Carta de Correção NFe.
- Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres. Caso seja a segunda carta de correção para a mesma nota altere o campo “Sequencial” de “1” para “2” e assim por diante.
- Ao transmitir a carta de correçao ela abrirá automaticamente na sua tela, salve em seu computador para possiveis consultas posteriores.
- NOTA: Cartas de correção não aparecem no Portal DFe.
- Clique em NFe > Inutilizar NFe.
- Escolha a Empresa Emitente da Nota
- Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres.
- Escolha o intervalo de notas que quer inutilizar;
Exemplo:
- Se pretende inutilizar apenas uma nota preencha em “NFe inicial” e “NFe Final” o mesmo número de nota.
- Se pretende inutilizar mais de uma nota preencha em “NFe inicial” o numero da primeira nota a ser inutilizada e em “NFe Final” o numero da ultima nota a ser inutilizada. Todas as notas neste intervalo serão inutilizadas.
ANTES DE GERAR UMA DEVOLUÇÃO DE COMPRAS SIGA OS SEGUINTES PASSOS:
- Acesse Depto. Compras/Natureza de operação, clique em “+” (Cadastrar Nova Natureza), crie uma nova Natureza, ex: Devolução de Compras, adicione o Tipo (dentro ou fora do Estado), Finalidade: Devolução/Retorno, Tipo de Operação: Saída.
- Dentro do cadastro do Produto, no quadro TROBUTOS, clique em “+” (Cadastrar NOVO TRIBUTO), adicione a notava natureza que acabou de criar, as demais informações são fornecidas pelo seu contador, como: CRT, CST/CSOSN, Número de CFOP, Alíquotas e MVA e etc. Seguindo estes passos ja esta pronto para Devolução de NF-e de Compra. Siga os passos a baixo:
Em COMPRAS/ DEVOLUÇÕES DE COMPRAS
- Acesse Depto. Compras/ Devolução de Compras,
- clique em “+” (Adicionar Novo), selecione o Fornecedor;
- Em seguida informe: Produto, Quantidade, Valor, Desconto e Observação (caso tenha), clique em “+” (Adicionar Produto);
- No quadro “Formas de Pagamento”, Informe o pagamento (se necessário), clique em “+” (Adicionar Pagamento) e o mesmo em “Formas de Entrega”;
- Ainda dentro da Devolução, abra o quadro “NF-e”, selecione a natureza, ex: “Devolução de Compra”;
- Ao lado de Natureza, em “Chave”, digite o código de 44 dígitos de sua nota de Compra;
- No mesmo quadro de NF-e, em “Informações complementares”, informe o número da sua nota de referencia de Compra, informe também que é uma devolução. Ex: Devolução da Compra 1212, devido a isso e aquilo- Dia 01/01/17…- Salve (Antes de salvar verifique com seu contador!);
- Selecione esta Devolução que acabou se salvar, clique em NF-e (Gerar NF-e), aguarde o processamento, e assim que for autorizada na SEFAZ, abrirá um copia em PDF para Visualizar, Salvar ou Imprimir.
ANTES DE GERAR UMA DEVOLUÇÃO DE VENDAS SIGA OS SEGUINTES PASSOS:
- Acesse Depto. Compras/Natureza de operação, clique em “+” (Cadastrar Nova Natureza), crie uma nova Natureza, ex: Devolução de Vendas, adicione o Tipo (dentro ou fora do Estado), Finalidade: Devolução/Retorno ou NFe, Tipo de Operação: Entrada.
- Dentro do cadastro do Produto, no quadro TRIBUTOS, clique em “+” (Cadastrar NOVO TRIBUTO), adicione a nova natureza que acabou de criar, as demais informações são fornecidas pelo seu contador, como: CRT, CST/CSOSN, Número de CFOP, Alíquotas e MVA e etc. Seguindo estes passos ja esta pronto para Devolução de NF-e de VENDA. Siga os passos a baixo:
Em VENDAS/ DEVOLUÇÃO DE VENDAS
- Clicar em + Nova Devolução;
- Preencher o Cliente que está devolvendo;
- Verificar no rodapé o campo Endereço de Entrega (se não tiver sido preenchido, verificar no cadastro do cliente;
- Preencher o(s) produto(s) e quantidades a serem devolvidos;
- Selecionar a Natureza de Operação (se não existir, cadastrar em Compras/ Naturezas Operação)
- Preencher a Chave da Nota de Venda original no campo Chave Ref/NFe
- Salvar e transmitir.
Compras e estoque
- Acesse Depto. Compras/ Gestão de Compras, clique em “+” (Cadastrar Novo);
- Selecione o Fornecedor, Status, Data, Tp. Doc;
- Adicione o Produto, Quantidade, Valor, Desconto, Validade e Garantia, clique no “+ Adicionar Produto”;
- Para adicionar pagamentos é simples, no quadro “Formas de Pagamento”, adicione as informações do título e clique no “+” (Adicionar Pagamento);
- Caso não tenha Frete, não é necessário adicionar basta Salvar e sua compra estará pronta.
Antes de Cancelar a Compra recomenda-se que vá para Finanças/ Contas à Pagar, abra a conta, cancele o pagamento e salve (Salvar), siga os passos a baixo;
- Acesse Finanças/ Contas à Pagar, filtre e abra a conta que deve estar em nome de seu Fornecedor ou Transportador;
- De dois cliques no pagamento, no campo “Situação” selecione a opção Cancelar, salve no botão Salvar da mesma barra do pagamento, após isso salve no “Salvar”, do canto inferior direito ao lado de Cancelar.
- Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, selecione a Compra que deseja cancelar;
- clique em Cancelar (Ícone lixeira) e confirme.
- Acesse Depto. Compras/ Produtos Comprados, nele é possível verificar de forma detalhada todas as compras, informa o Nome do Fornecedor, o Produto, Quantidade, Estoque, Valor, Garantia, Status, Custo Médio, Data de compra e número de Compra.
- Também é possível usar os filtros para facilitar suas buscas como: Data, Mês Anterior, Mês Atual, Mês Próximo, e em todas as opções apresentadas a cima é possível filtrar e gerar relatório!
- Acesse Depto. Compras/ Gestão de Compras, abra a Compra para editar, ou, caso esteja efetuando uma nova, o caminho é o mesmo, no quadro “Formas de Entrega” informe: Data Entrega, Modalidade, Transportador, Placa e Motorista (caso tenha), Valor à Pagar, Tipo de Documento, Situação, Número de Documento, Vencimento (caso tenha) e CTE, salve (Salvar).
- Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, clique no “+” (Cadastrar Novo);
- Ao lado direito do campo Fornecedor, clique em “+” (Cadastrar Novo Fornecedor), adicione as informações necessárias na aba de “Dados” como: Razão Social/Nome, CPF/CNPJ, Inscrição Estadual (caso tenha), Endereço, Telefones e E-mail, salve (Salvar).
- Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, clique no “+” (Cadastrar Novo) OU abra uma compra existente.
- Ao lado direito do campo Fornecedor, clique em “Editar” (Editar Fornecedor), altere ou adicione as informações necessárias e salve (Salvar);
- Acesse o menu Pessoas/ Cadastro Unificado, clique no “+” (Cadastrar Novo);
- Na aba “Dados”, Adicione Informações como: Razão Social/Nome, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (caso tenha), E-mail, Telefone e Endereço, salve (Salvar);
- Acesse o menu Pessoas/ Cadastro Unificado, filtre e selecione o cadastro;
- Abra o cadastro, altere ou adicione o que for necessário, salve (Salvar).
- Acesse Depto. Compras/ Devoluções de Compra, clique no “+” (Cadastrar Novo);
- Informe seu Fornecedor, Produto, Quantidade a devolver, Valor dos produtos a serem devolvidos, Desconto (caso seja necessário e Número de itens perdidos;
- Se necessário, informe o pagamento no quadro Formas de Pagamento, adicione as informações necessárias de cada título, clique em “+” (Adicionar pagamento) e Salvar.
Para cadastrar ou alterar os estoques é só nos comunicar que faremos imediatamente.
Transferência entre estoques
No menu Compras/ Estoque, botão TRANSFERÊNCIA você pode mover produtos de um estoque para outro. Basta selecionar o produto, quantidade a ser transferida, estoque origem e destino;
Não há trava se a quantidade a ser transferida não estiver disponível no estoque de origem, neste caso o estoque de origem ficará negativo.
- Na compra adicionada manualmente, pode-se escolher o estoque manualmente. O estoque Padrão já fica selecionado automaticamente;
Em compras importadas via XML, os produtos são adicionados automaticamente no estoque Padrão. Caso precise importar XML em um estoque específico, pode importar e em seguida transferir os produtos através do botão TRANSFERIR no menu COMPRAS/ESTOQUE.
- Na venda, pode-se escolher o estoque manualmente. O estoque Padrão já fica selecionado automaticamente;
- Para alterar o estoque de um produto já adicionado na lista, deve remove-lo e inclui-lo novamente, selecionando o estoque correto;
Para saber qual a quantidade atual em estoque de um determinado produto da venda, basta seleciona-lo e logo em seguida clicar no campo Estoque, então verá a quantidade disponível em cada um dos estoques.