Nota Fiscal Eletrônica: 4 erros que você não pode cometer

A emissão de nota fiscal eletrônica é um processo relativamente simples, mas que exige atenção e cuidado por parte do empresário.

É importante estar atento ao preenchimento e à gestão desses documentos, já que eles são essenciais na organização e no planejamento de um negócio. Erros na NFe podem trazer problemas fiscais e causar impactos financeiros significativos no seu negócio.

Pensando nisso, no post de hoje, trazemos dicas que vão ajudar você e sua empresa a prestar mais atenção na emissão de sua nota fiscal eletrônica. Descubra os erros mais comuns cometidos pelos empresários, logo, como se manter longe deles!

Nota Fiscal Eletrônica

1. Preenchimento incorreto dos dados na Nota Fiscal

O preenchimento incorreto de uma informação na nota fiscal eletrônica pode causar muitos transtornos à empresa. Além do cliente não aceitar a nota fiscal e você correr o risco de não conseguir o cancelamento deste documento, há a possibilidade de sua empresa ser autuada em uma eventual fiscalização.

Caso sua empresa erre no preenchimento de uma nota fiscal eletrônica, o fisco disponibiliza a opção da Carta de Correção. Trata-se de um documento assinado eletronicamente para corrigir erros, desde que estes não estejam relacionados a dados cadastrais e valores.

Um dos erros mais comuns na emissão de Notas Fiscais eletrônicas, está no preenchimento incorreto do documento, por isso vale a pena prestar atenção no momento do preenchimento e evitar futuros incômodos com o fisco.

2. Confusão entre XML, DANFE e NFe

É muito comum ocorrer uma confusão entre os conceitos de nota fiscal eletrônica, DANFE e XML. Entretanto, cada um deles cumpre uma função diferente do outro.

Entenda o conceito de cada um desses documentos:

Nota fiscal eletrônica

Documento de existência digital, emitido e armazenado em formato eletrônico. A NFe tem o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviço. Surgiu em substituição à tradicional nota fiscal em papel.

DANFE

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada (física) da NFe. Não possui valor fiscal para aqueles obrigados à emissão de NFE, e, por isso, não precisa ser arquivado. O dado mais importante que consta no documento é a chamada “chave da nota”, a referida chave é composta por 44 números que identificam a NFe e permitem consulta e download do documento em XML.

XML

Arquivo de registro da NFe. Trata-se da nomenclatura dada ao arquivo da nota fiscal eletrônica. O layout é padrão em todo o Brasil, obedece às regras fiscais vigentes no país. O arquivo XML depende de programas (aplicativos/softwares) específicos para ser lido.

3. Armazenamento inadequado da Nota Fiscal Eletrônica

Muitas empresas têm dificuldade na organização e armazenamento das notas fiscais eletrônicas. Cumpre anotar que, segundo a legislação brasileira, a NFe deve ser armazenada pelo prazo estabelecido na legislação tributária (arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional), devendo ser disponibilizado para o Fisco quando solicitado.

Além disso, arquivar as notas fiscais é essencial para usar garantia de produtos, por exemplo. Outra vantagem de arquivar esses documentos é que você pode utilizar as informações das vendas para tomar decisões gerenciais relevantes para o seu negócio. 

Uma dica importante para o armazenamento da NFe: você pode guardar os arquivos XML utilizando softwares especializados direcionados à gestão desses documentos.

4. Desatenção com o Certificado Digital

Muitas empresas ignoram a devida atenção ao Certificado Digital,este atua como assinatura da empresa na nota fiscal eletrônica. O certificado é essencial para emitir a NFe, pois permite e identificação da autenticidade do emissor.

Para obtenção do Certificado Digital, você deve manter contato com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Certifique-se de que a Autoridade Certificadora é registrada e autorizada pela ICP, para segurança quanto à legalidade e procedência do Certificado adquirido.

Fique atento na emissão das notas fiscais eletrônicas e preste muita atenção para não errar no preenchimento, emissão e armazenamento desses documentos. Assim, você evita ilícitos tributários e garante a segurança administrativa e fiscal do seu negócio.

Escrito por Eficiência Fiscal