Manual do Usuário Pedidos.Cloud

Parabéns pela sua escolha!

Temos o orgulho de oferecer uma ferramenta fácil e completa para sua empresa. Construída constantemente à partir de opiniões valiosas de usuários desta e de outras plataformas. 
Obrigado por nos escolher!

Primeiros Passos

Primeiro: Salve o link que recebeu por email nos favoritos, com ele você pode acessar o sistema de qualquer lugar com internet.
Segundo: Anote ou memorize seu usuário e senha.

Aprenda a usar o básico (Produtos, Estoque, Vendas, Faturamento)
Duração: 3m15s

Relatórios e planilhas customizadas
Duração: 0m55s

Cadastro de funcionários e usuários
Duração: 4m11s

Dados da sua empresa
Duração: 0m46s

Cadastro de clientes, fornecedores, etc
Duração: 0m53s

Lançar contas à pagar/ despesas
Duração: 6m43s

Pedidos, Faturamento e Entregas

Lançar e faturar orçamentos (De orçamento p/ venda + forma de pagamento e cancelamentos)
Duração: 2m00s

Recebimento parcelado de vendas (Parcelamentos normais e recebimento em carteira)
Duração: 2m50s

Entregas parciais e totais (+ protocolo de recebimento)
Duração: 3m05s

Limite de crédito para compras do cliente

Fretes à receber do cliente e pagar ao transportador

Cálculo do markup e rentabilidade

Vendas em detalhes por produto

Devolução de venda

Baixa parcial de receita

NFe

O módulo fiscal é inteligente e memoriza todas as notas emitidas, mas para isso é imprescindível configurar cada nova situação uma primeira vez.

Importante antes de transmitir uma NF-e

  1. Para homologar sua empresa, nos envie o Certificado Digital + Senha por email;
  2. Confira todas as informações fiscais principais da sua empresa em MINHA CONTA/ EMPRESAS;
  3. Cadastre as Naturezas de Operação que trabalha em COMPRAS/ NATUREZAS OPERAÇÃO. Lembre de conferir e preencher corretamente os campos Tipo, Finalidade e Tp.Operação;
  4. Certifique-se de que no cadastro do cliente o campo “EMITIR NFe PARA ESTA PESSOA?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais preenchidos corretamente.
    1. Nota: Se em seu estado não houver diferenciação nas tributações para seu produto conforme regime do cliente, utilize sempre o Regime: INDIFERENTE.
  5. Certifique-se de que no cadastro do produto o campo “EMITIR NFe DESTE PRODUTO?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais e de tributos preenchidos corretamente.
  6. Certifique-se de que na venda/pedido o campo “EMITIR NFe DESTA VENDA?” esteja selecionado e todos os campos de informações fiscais preenchidos corretamente.

Como emitir uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Após seguir os passos no tópico IMPORTANTE ANTES DE GERAR QUALQUER TIPO DE NOTA:

  1. Lance uma nova Venda;
  2. Selecione o campo "Emitir NFe deste pedido";
  3. Selecione a Natureza de Operação (que já deve estar cadastrada);
  4. Adicione os produtos e se neles aparecer "Sem tributos" em vermelho, clique no botão INFORMAR TRIBUTOS.
    1. Atenção! Este é o momento em que esta situação de nota fiscal será memorizada, portanto preencha completamente todas as informações, em caso de qualquer dúvida entre em contato com seu contador para orientá-lo. 
    2. Nota: Se em seu estado não houver diferenciação nas tributações para seu produto conforme regime do cliente, utilize sempre o Regime: INDIFERENTE
  5. Selecione uma Venda, clique em NF-e (Transmitir NF-e), aguardar o processamento;
  6. O PDF da nota é aberto automaticamente e um email contendo o PDF e XML é disparado para seu cliente com cópia para você.

Toda vez que vender para esta mesma UF, Natureza de Operação e Regime de cliente estes tributos serão lembrados e não precisará informá-los novamente.

Como emitir uma NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

  1. Certifique-se que tanto no cadastro do cliente quanto na venda o campo Emitir NFe para esta pessoa / Emitir NFe desta venda esteja selecionado e preencha as informações corretas.
  2. Com a venda e dados fiscais ok, selecione-a e clique em NFCe/ Transmitir NFCe e aguarde o processamento.

ATENÇÃO:

  •  Se a venda for para CONSUMIDOR (Sem CPF)

As informações fiscais já estão corretas é só selecionar a Natureza “Venda dentro do Estado”.

  • Se a venda for para o Cliente COM CPF

Será necessário preencher todos os dados fiscais coerentes, incluindo a Natureza, dentro ou fora do estado.

  • Se for uma COTAÇÃO

-> Não é necessário informar pagamento. Não vai contabilizar estoque

-> Não vai gerar financeiro 

  • Se for uma VENDA 

-> É necessário informar o pagamento com o VALOR EXATO DA VENDA, senão dará erro.

-> Gera estoque normalmente.

-> Gera financeiro normalmente

Erro ao transmitir uma NF-e, o que fazer?

Se algo estiver preenchido de forma incorreta ou alguma situação causar rejeição, uma mensagem de erro será apresentada na tela.
Geralmente nas primeiras linhas já conseguirá ver os detalhes do erro para que possa tomar as devidas providências, e corrigir as informações que estão preenchidas de forma incorreta.

  • Nota: 95% dos casos de rejeição de nota pela Receita Federal são problemas de preenchimento incorreto dos dados obrigatórios.

Como consultar notas fiscais emitidas

  1. Acesse o Portal DFe pelo link disponível no menu principal do sistema, informe o login e senha que você recebeu na contratação.
  2. Clique no menu NFe > Documento Emitidos.
  3. Informe o período que você quer visualizar e clique em listar.
  • Nota: Apenas os documentos emitidos nos últimos 90 dias são armazenados. Após este período, deverá entrar em contato com sua contabilidade para acessar suas notas direto do site da Receita Federal.

Cancelar notas fiscais emitidas

  1. Selecione a venda/pedido que pretende cancelar.
  2. Clique em NFe > Cancelar NFe.
  3. Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres e clique em "Transmitir Cancelamento"
  • Nota: As notas fiscais canceladas tambem aparecem no portal DFe

ATENÇÃO: O cancelamento de uma NF-e não cancela a venda no sistema e vice versa.

Carta de Correção

  1. Selecione a venda/pedido que pretende emitir carta de correção.
  2. Clique em NFe > Carta de Correção NFe.
  3. Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres. Caso seja a segunda carta de correção para a mesma nota altere o campo "Sequencial" de "1" para "2" e assim por diante.
  4. Ao transmitir a carta de correçao ela abrirá automaticamente na sua tela, salve em seu computador para possiveis consultas posteriores.
  • NOTA: Cartas de correção não aparecem no Portal DFe.

Inutilizar uma NFe

  • Clique em NFe > Inutilizar NFe.
  • Escolha a Empresa Emitente da Nota
  • Preencha o campo de justificativa com mais de 15 carácteres.
  • Escolha o intervalo de notas que quer inutilizar;

Exemplo:

  • Se pretende inutilizar apenas uma nota preencha em "NFe inicial" e "NFe Final" o mesmo número de nota.
  • Se pretende inutilizar mais de uma nota preencha em "NFe inicial" o numero da primeira nota a ser inutilizada e em "NFe Final" o numero da ultima nota a ser inutilizada. Todas as notas neste intervalo serão inutilizadas.

Emitir NF-e de Devolução de Compra

ANTES DE GERAR UMA DEVOLUÇÃO DE COMPRAS SIGA OS SEGUINTES PASSOS: 

  1. Acesse Depto. Compras/Natureza de operação, clique em "+" (Cadastrar Nova Natureza), crie uma nova Natureza,  ex: Devolução de Compras, adicione o Tipo (dentro ou fora do Estado), Finalidade: Devolução/Retorno, Tipo de Operação: Saída.
  2. Dentro do cadastro do Produto, no quadro TROBUTOS, clique em "+" (Cadastrar NOVO TRIBUTO), adicione a notava natureza que acabou de criar, as demais informações são fornecidas pelo seu contador, como: CRT, CST/CSOSN, Número de CFOP, Alíquotas e MVA e etc. Seguindo estes passos ja esta pronto para Devolução de NF-e de Compra. Siga os passos a baixo:

 

Em COMPRAS/ DEVOLUÇÕES DE COMPRAS

  1. Acesse Depto. Compras/ Devolução de Compras,
  2. clique em "+" (Adicionar Novo), selecione o Fornecedor;
  3. Em seguida informe: Produto, Quantidade, Valor, Desconto e Observação (caso tenha), clique em "+" (Adicionar Produto);
  4. No quadro "Formas de Pagamento", Informe o pagamento (se necessário), clique em "+" (Adicionar Pagamento) e o mesmo em "Formas de Entrega";
  5. Ainda dentro da Devolução, abra o quadro "NF-e", selecione a natureza, ex: "Devolução de Compra";
  6. Ao lado de Natureza, em "Chave", digite o código de 44 dígitos de sua nota de Compra;
  7. No mesmo quadro de NF-e, em "Informações complementares",  informe o número da sua nota de referencia de Compra, informe também que é uma devolução. Ex: Devolução da Compra 1212, devido a isso e aquilo- Dia 01/01/17...- Salve (Antes de salvar verifique com seu contador!);
  8. Selecione esta Devolução que acabou se salvar, clique em NF-e (Gerar NF-e), aguarde o processamento, e assim que for autorizada na SEFAZ, abrirá um copia em PDF para Visualizar, Salvar ou Imprimir.

Emitir NF-e de Devolução de Vendas

ANTES DE GERAR UMA DEVOLUÇÃO DE VENDAS SIGA OS SEGUINTES PASSOS: 

  1. Acesse Depto. Compras/Natureza de operação, clique em "+" (Cadastrar Nova Natureza), crie uma nova Natureza,  ex: Devolução de Vendas, adicione o Tipo (dentro ou fora do Estado), Finalidade: Devolução/Retorno ou NFe, Tipo de Operação: Entrada.
  2. Dentro do cadastro do Produto, no quadro TRIBUTOS, clique em "+" (Cadastrar NOVO TRIBUTO), adicione a nova natureza que acabou de criar, as demais informações são fornecidas pelo seu contador, como: CRT, CST/CSOSN, Número de CFOP, Alíquotas e MVA e etc. Seguindo estes passos ja esta pronto para Devolução de NF-e de VENDA. Siga os passos a baixo:

 

Em VENDAS/ DEVOLUÇÃO DE VENDAS

  1. Clicar em + Nova Devolução;
  2. Preencher o Cliente que está devolvendo;
  3. Verificar no rodapé o campo Endereço de Entrega (se não tiver sido preenchido, verificar no cadastro do cliente;
  4. Preencher o(s) produto(s) e quantidades a serem devolvidos;
  5. Selecionar a Natureza de Operação (se não existir, cadastrar em Compras/ Naturezas Operação)
  6. Preencher a Chave da Nota de Venda original no campo Chave Ref/NFe
  7. Salvar e transmitir.

COMPRAS E ESTOQUE

Lançar uma Compra

  • Acesse Depto. Compras/ Gestão de Compras, clique em "+" (Cadastrar Novo);
  • Selecione o Fornecedor, Status, Data, Tp. Doc;
  • Adicione o Produto, Quantidade, Valor, Desconto, Validade e Garantia, clique no "+ Adicionar Produto";
  • Para adicionar pagamentos é simples, no quadro "Formas de Pagamento", adicione as informações do título e clique no "+" (Adicionar Pagamento);
  • Caso não tenha Frete, não é necessário adicionar basta Salvar e sua compra estará pronta.

Cancelar uma Compra

Antes de Cancelar a Compra recomenda-se que vá para Finanças/ Contas à Pagar, abra a conta, cancele o pagamento e salve (Salvar), siga os passos a baixo;

  • Acesse Finanças/ Contas à Pagar, filtre e abra a conta que deve estar em nome de seu Fornecedor ou Transportador;
  • De dois cliques no pagamento, no campo "Situação" selecione a opção Cancelar, salve no botão Salvar da mesma barra do pagamento, após isso salve no "Salvar", do canto inferior direito ao lado de Cancelar.
 
Obs: Só é possível cancelar um Pagamento que estiver dentro da Conta à Pagar, cancelando na conta automaticamente o pagamento que estiver dentro da Compra será cancelado também.
  •  Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, selecione a Compra que deseja cancelar;
  • clique em Cancelar (Ícone lixeira) e confirme.

 

Compras detalhadas/ Produtos comprados

  • Acesse Depto. Compras/ Produtos Comprados, nele é possível verificar de forma detalhada todas as compras, informa o Nome do Fornecedor, o Produto, Quantidade, Estoque, Valor, Garantia, Status, Custo Médio, Data de compra e número de Compra.
  • Também é possível usar os filtros para facilitar suas buscas como: Data, Mês Anterior, Mês Atual, Mês Próximo,  e em todas as opções apresentadas a cima é possível filtrar e gerar relatório!

Frete

  • Acesse Depto. Compras/ Gestão de Compras,  abra a Compra para editar, ou, caso esteja efetuando uma nova, o caminho é o mesmo, no quadro "Formas de Entrega" informe: Data Entrega, Modalidade, Transportador, Placa e Motorista (caso tenha), Valor à Pagar, Tipo de Documento, Situação, Número de Documento, Vencimento (caso tenha) e CTE, salve (Salvar). 

Cadastrar ou Editar Fornecedores

CADASTRAR - FORNECEDOR NOVO NA COMPRA:
  • Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, clique no "+" (Cadastrar Novo);
  • Ao lado direito do campo Fornecedor, clique em "+" (Cadastrar Novo Fornecedor), adicione as informações necessárias na aba de "Dados" como: Razão Social/Nome, CPF/CNPJ, Inscrição Estadual (caso tenha), Endereço, Telefones e E-mail, salve (Salvar).
Nota: Assim que concluir o novo cadastro, o sistema permitirá que continue na mesma compra, selecionando automaticamente o fornecedor recém cadastrado, após completar a Compra é só Salvar.
 
 
EDITAR - FORNECEDOR NOVO NA COMPRA;
  • Acesse Depto. Compras/Gestão de Compras, clique no "+" (Cadastrar Novo) OU abra uma compra existente.
  • Ao lado direito do campo Fornecedor, clique em "Editar" (Editar Fornecedor), altere ou adicione as informações necessárias e salve (Salvar);

Cadastrar ou editar um fornecedor pelo mód. Gestão de Pessoas:

"CADASTRAR"- FORNECEDOR PELO MÓD. GESTÃO DE PESSOAS:
  • Acesse Gestão de Pessoas/ Cadastro Unificado,  clique no "+" (Cadastrar Novo);
  • Na aba "Dados", Adicione Informações como: Razão Social/Nome, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (caso tenha), E-mail, Telefone e Endereço, salve (Salvar);
 
"EDITAR"- FORNECEDOR PELO MÓD. GESTÃO DE PESSOAS:
  • Acesse Gestão de Pessoas/ Cadastro Unificado,  filtre e selecione o cadastro;
  • Abra o cadastro, altere ou adicione o que for necessário, salve (Salvar).

Devolução de Compra

  • Acesse Depto. Compras/ Devoluções de Compra, clique no "+" (Cadastrar Novo);
  • Informe seu Fornecedor, Produto, Quantidade a devolver, Valor dos produtos a serem devolvidos, Desconto (caso seja necessário e Número de itens perdidos;
  • Se necessário, informe o pagamento no quadro Formas de Pagamento, adicione as informações necessárias de cada título, clique em "+" (Adicionar pagamento) e Salvar.

 

Multi Estoques

Para cadastrar ou alterar os estoques é só nos comunicar que faremos imediatamente.

Transferência entre estoques

  • No menu Compras/ Estoque, botão TRANSFERÊNCIA você pode mover produtos de um estoque para outro. Basta selecionar o produto, quantidade a ser transferida, estoque origem e destino;

  • Não há trava se a quantidade a ser transferida não estiver disponível no estoque de origem, neste caso o estoque de origem ficará negativo.

Entrada no estoque correto

  • Na compra adicionada manualmente, pode-se escolher o estoque manualmente. O estoque Padrão já fica selecionado automaticamente;
  • Em compras importadas via XML, os produtos são adicionados automaticamente no estoque Padrão. Caso precise importar XML em um estoque específico, pode importar e em seguida transferir os produtos através do botão TRANSFERIR no menu COMPRAS/ESTOQUE.

Saída do estoque correto

  • Na venda, pode-se escolher o estoque manualmente. O estoque Padrão já fica selecionado automaticamente;
  • Para alterar o estoque de um produto já adicionado na lista, deve remove-lo e inclui-lo novamente, selecionando o estoque correto;
  • Para saber qual a quantidade atual em estoque de um determinado produto da venda, basta seleciona-lo e logo em seguida clicar no campo Estoque, então verá a quantidade disponível em cada um dos estoques.

LOCAÇÕES no AZO

Novo Equipamento ou Ponteira e Tabelas de Preços

  • Acesse o módulo Compras/ Equipamentos e Produtos, clique em "+" (Novo Produto);
  • Selecione o Tipo desejado;
  • Para Equipamentos Ponteiras, é possível incluir tabelas de preço no quadro Valores:

- É bem simples, no quadro Valores basta selecionar uma Tabela ou criar uma nova, selecionar Período, incluir o Valor e clicar em Incluir;

- Faça isso para todos os possíveis valores do Equipamento ou Produto para cada tabela que irá praticar;

- Esta mesma tabela deverá estar selecionada no cadastro do cliente;

- Na locação será verificado qual é a Tabela/ Perfil do cliente. Então serão listados apenas os períodos cadastrados nesta mesma Tabela/ Perfil no cadastro do produto, junto com seus respectivos valores.

  • Consumíveis, Acessórios e Produtos de Almoxarifado não podem conter tabelas de preços.

Kits em Equipamento ou Ponteira

  • Para Equipamentos Ponteiras, é possível incluir subprodutos para montar um kit, onde:

- Em Equipamentos: pode incluir: Ponteiras, Acessórios, Consumíveis;

Em Ponteiras: Acessórios e Consumíveis.

  • Estes itens do kit serão adicionados automaticamente na locação quando o Equipamento for selecionado, mas podem ser alterados.
  • Em cada subproduto é possível informar já a Quantidade Automática para a locação, mas também pode ser alterada.
  • Consumíveis, Acessórios e Produtos de Almoxarifado não podem conter subprodutos.

Configurar Disparos de Equipamentos e Ponteiras

Para Equipamentos Ponteiras, é possível controlar os disparos utilizados em cada locação, começando pelo cadastro:

  • Preencha o campo Valor Disparo e na Locação este valor será automaticamente contabilizado, como explicamos no tópico "Lançar uma Locação e gerar Ordem de Serviço".

Lançar uma Locação e gerar Ordem de Serviço

  • Primeiramente os Equipamentos, Ponteiras, Consumíveis, Acessórios precisam já estar cadastrados, com valores já configurados e se tiver subprodutos, também já devem estar cadastrados;
  • Agora clique no menu Gestão de Locações, clique em "+" (Nova Locação);
  • Preencha todos os campos, principalmente:

Cliente: Pode cadastrar um novo ou editar os dados direto desta tela

- Produto: Campo só aparece depois de selecionar o cliente.

- Período: Campo só lista as opções de horas da mesma tabela do cadastro do produto, e mesma tabela do cliente selecionado. Se não combinarem deve verificar.

- Clique em Incluir Item e o equipamento e todos os subprodutos do kit serão adicionados automaticamente, mas pode editá-los.

- O campo Informações para o cliente, que aparece na OS, será preenchido automaticamente com o que foi salvo no cadastro do equipamento, mas pode ser alterado.

- Para informar a forma de pagamento, clique em Forma de Pagamento e siga as instruções.

- Para informar a despesa de frete que você irá pagar à um transportador para transportar o equipamento e quer que este valor seja gerado automaticamente em Despesas no módulo Finanças, clique em Pagar Frete e siga as instruções.

  • Após Salvar a locação, na lista de locações, selecione uma locação e clique no ícone de impressão/ Gerar OS.

Configurar e Gerar Contratos

Cada Equipamento pode conter um modelo de contrato, que é mostrado automaticamente quando clicar em Gerar Contrato na lista de locações.

  • Para isso, acesse o módulo Compras/ Equipamentos e Produtos, então encontre e abra o produto escolhido.
  • No campo Cláusulas do Contrato deste Equipamento, preencha somente as cláusulas, sem o cabeçalho e rodapé, estes são gerados automaticamente.

Após configurados os contratos no cadastro de cada Equipamento, acesse a Lista de Locações, então selecione uma ou várias locações e clique em ícone de impressão/ Gerar Contrato.

Você só pode selecionar locações do mesmo cliente e equipamento.

Controlar Disparos de Equipamentos e Ponteiras

  • Após preencher o Valor Disparo no cadastro do equipamento ou ponteira, você pode controlar os disparos utilizados em cada locação já existente, da seguinte forma:

- Primeiro precisa exibir as colunas de disparos que ficam ocultas, para isso, na lista de Equipamentos e Produtos, basta passar o mouse em cima de qualquer coluna e clicar no ícone de seta, então selecione a opção Colunas e selecione as colunas relacionadas aos disparos.

- Agora com essas colunas visíveis, poderá clicar 2 vezes para editar o equipamento ou ponteira que possui o Valor Disparo configurado, preencha os campos Contagem Inicial e Contagem Final, então o valor Total Disparos será calculado automaticamente, somando ao valor da locação.

Crédito de Treinamento na primeira locação

Se você bonifica seu cliente com desconto na primeira locação no valor do treinamento que foi pago, poderá utilizar este recurso:

  • No Cadastro do Cliente, em Crédito de Equipamento de Treinamento você precisa informar o Equipamento e Valor que deseja conceder como desconto ao seu cliente.
  • Após isso, em Nova Locação, selecione o equipamento e clique em Incluir Item e verá o valor disponível para desconto em verde.
  • Para conceder o desconto em locações já existentes, deve remover e REincluir o equipamento.
  • Salve a Locação e este valor será descontado do Total.

DESDE 2002 © EASETE SISTEMAS LTDA ME | CNPJ:07.447.775/0001--59
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